Hyvä siivouspalvelun kilpailutus huomioi muutakin kuin hinnan

Onnistunut kilpailutus varmistaa toimivan palvelun koko sopimuskaudeksi

Siivouspalvelun kilpailutus vaikuttaa toimitilojen puhtauteen, turvallisuuteen, viihtyisyyteen ja arjen sujuvuuteen. Halvin tarjous ei välttämättä ole kokonaisedullisin, jos työn mitoitus on riittämätön tai palvelu ei jousta muuttuvissa tilanteissa. Hyvin laadittu tarjouspyyntö tekee palveluntarjoajien ratkaisuista aidosti vertailukelpoisia. Kun hinnan rinnalla arvioidaan mitoitusta, laatua ja reagointikykyä, hankintapäätös voidaan perustaa organisaation todellisiin tarpeisiin.

Työn mitoitus kertoo, mitä tarjottuun hintaan todella sisältyy

Siivouspalvelun hinta muodostuu muun muassa tilojen koosta, käyttötarkoituksesta, käyttöasteesta, siivoustiheydestä ja puhtaustavoitteista. Pelkkä kuukausihinta ei kerro, kuinka paljon työtä kohteessa tehdään tai onko työmäärä realistinen. Tarjouksesta pitää selvitä vähintään siivottavat tilat, työtehtävät, käyntitiheydet ja mahdolliset erikseen tilattavat työt. Näin tilaaja välttyy tilanteelta, jossa edullinen tarjous johtaa myöhemmin lisätöihin tai puutteelliseen lopputulokseen.

Mitoitus kannattaa perustaa kohteessa tehtyyn kartoitukseen eikä ainoastaan pinta-alaan. Toimiston, myymälän, tuotantolaitoksen ja julkisen tilan kuormitus sekä puhtaustarpeet poikkeavat toisistaan merkittävästi. Porin Raikas-yhtiöt Oy tekee tarvittaessa maksuttoman arviokäynnin, jonka avulla palvelun sisältö voidaan määritellä tarkasti. Raikkaan tarjoamiin vaihtoehtoihin voi tutustua siivouspalvelujen sivulla.

Laadunhallinnan pitää näkyä käytännön toimintatavoissa

Laadukas siivouspalvelu ei tarkoita vain sitä, että tilat näyttävät puhtailta tarkastuspäivänä. Palveluntarjoajalla pitää olla sovitut toimintatavat laadun seurantaan, poikkeamien käsittelyyn, työturvallisuuteen ja ympäristövastuuseen. Kilpailutuksessa kannattaa selvittää, kuka vastaa kohteen työnjohdosta ja miten tilaajalle ilmoitetaan havaituista puutteista. Myös henkilöstön perehdytys on tärkeä osa tasaista ja luotettavaa palvelua.

Laatuvaatimukset on hyvä kuvata tarjouspyynnössä mahdollisimman konkreettisesti. Tilaaja voi määritellä esimerkiksi kriittiset tilat, tarkastuskäytännöt, yhteyshenkilöt ja poikkeamien ilmoitusajat. Teollisuus- ja tuotantoympäristöissä arvioinnissa tulee huomioida myös turvalliset työmenetelmät sekä kyky toimia kohteen omien ohjeiden mukaisesti. Vastuullisuuden pitää näkyä palveluntarjoajan päivittäisissä valinnoissa, työmenetelmissä ja sovittujen käytäntöjen noudattamisessa.

Reagointikyky turvaa toiminnan yllättävissä tilanteissa

Siivoustarve voi muuttua nopeasti esimerkiksi poissaolon, remontin, muuton, tapahtuman tai tuotannon poikkeustilanteen vuoksi. Kilpailutuksessa kannattaa siksi kysyä, miten palveluntarjoaja järjestää sijaiset ja lisäresurssit sekä kuinka nopeasti yhteydenottoihin vastataan. Ripeä reagointi auttaa estämään puhtaustason heikkenemistä ja vähentää tilaajan omaa selvitystyötä. Joustavuudella on erityistä arvoa suurissa kohteissa, joissa siivouksen keskeytyminen voi vaikuttaa useisiin tilojen käyttäjiin.

Palveluntarjoajan osaamisen laajuus vaikuttaa siihen, tarvitseeko tilaaja eri töihin useita kumppaneita. Ylläpitosiivouksen rinnalla voidaan tarvita perussiivousta, ikkunanpesua, lattioiden suojausta tai vaativien tilojen puhdistusta. Raikkaan erikoissiivouspalveluihin kuuluvat myös haastavien ja korkeiden kohteiden työt, joissa tavallinen siivous ei riitä. Rakennus- ja remonttikohteissa ammattimainen rakennussiivous auttaa ylläpitämään työmaan järjestystä ja hallitsemaan pölyä.

Vertailukelpoinen tarjouspyyntö helpottaa perusteltua päätöstä

Hyvässä tarjouspyynnössä kaikille palveluntarjoajille annetaan samat lähtötiedot ja tavoitteet. Ennen päätöstä kannattaa tarkistaa ainakin seuraavat asiat:

• palvelun sisältö, rajaukset ja käyntitiheydet
• työn mitoituksen perusteet ja lisätöiden käytännöt
• laadun seuranta ja poikkeamien korjaaminen
• sijaisjärjestelyt ja reagointi äkillisiin tarpeisiin
• työturvallisuus ja ympäristövastuulliset toimintatavat

Lopullinen valinta kannattaa tehdä hinnan ja laadullisten tekijöiden yhteisarvion perusteella. Paikallisena ja nopeasti tavoitettavana kumppanina Raikas palvelee organisaatioita Porissa ja muualla Satakunnassa. Ennen kilpailutuksen käynnistämistä kannattaa tutustua myös siivouspalveluja käsitteleviin usein kysyttyihin kysymyksiin. Huolellisesti valmisteltu siivouspalvelun kilpailutus auttaa luomaan selkeän sopimuksen, toimivan yhteistyön ja organisaation päivittäistä toimintaa tukevan puhtaustason.